GDPR | Политика за защита на личните данни

В стремежа си да отговори на изискванията на съвременната бизнес среда и да гарантира надеждната защита на своите информационни системи, DI–Cargo внедри Система за управление на информационната сигурност (ISMS). Основната цел на системата е да осигури непрекъснатост на дейността и високо качество на обслужване на клиентите чрез прилагането на утвърдени практики за защита на информацията.

Системата за управление на информационната сигурност обхваща всички дейности, свързани с предоставянето на услуги в областта на международния транспорт и логистиката. Тя е разработена в съответствие със стратегическите цели на дружеството, както и с приложимите европейски и национални нормативни изисквания.

Основни цели

Основните цели на Системата за управление на информационната сигурност са:

непрекъснато подобряване на ефективността на всички бизнес процеси с цел максимално удовлетворяване на потребностите и очакванията на клиентите;

минимизиране на риска от инциденти, които биха могли да нарушат нормалното протичане на бизнес процесите, както и ограничаване на евентуалните последици от тях;

защита на информацията, съхранявана и обработвана както в електронна, така и във физическа форма, чрез гарантиране на нейната поверителност, цялостност и наличност;

спазване на всички приложими законови и нормативни изисквания, регламентиращи дейността на дружеството.

Защита на личните данни

Ръководството на DI–Cargo прилага политика за защита на личните данни, основана на следните принципи:

законосъобразно, добросъвестно и прозрачно обработване на личните данни;

събиране и обработване на лични данни единствено за ясно определени и легитимни цели;

ограничаване на обработваните лични данни до необходимия минимум за постигане на съответните цели;

прилагане на подходящи технически и организационни мерки за защита на личните данни;

съхраняване на личните данни само за периода, необходим за изпълнение на целите, за които са събрани, или съгласно приложимото законодателство.

Непрекъснато усъвършенстване

Системата за управление на информационната сигурност се преглежда периодично от ръководството с цел адаптиране към промените в нормативната уредба, развитието на технологиите, изискванията на пазара и непрекъснатото повишаване на нивото на информационна сигурност.

Веднъж годишно се извършва преглед на поставените цели в областта на информационната сигурност, като при необходимост те се актуализират.

Ангажимент на ръководството

Ръководството на DI–Cargo се ангажира да осигурява необходимите ресурси, инфраструктура и техническо оборудване за ефективното функциониране и непрекъснатото развитие на Системата за управление на информационната сигурност.

Всеки служител носи отговорност за спазването на вътрешните политики и процедури, като прилага установените правила за сигурност и поверителност в ежедневната си работа. Всички служители преминават необходимото обучение и са длъжни да спазват действащите изисквания за защита на информацията в съответствие със своите служебни задължения.

Политика на дружеството

Настоящата Политика за информационна сигурност е доведена до знанието на всички служители, разбираема е и се прилага на всички нива в организацията. Нейната основна цел е да подпомага устойчивото развитие на дружеството чрез осигуряване на високо ниво на защита на информацията, непрекъснато подобряване на процесите и предоставяне на качествени транспортни и логистични услуги.

Политиката се преразглежда периодично, за да остане в съответствие с развитието на пазара, технологичния напредък и действащото законодателство.

Всички процеси, процедури и дейности, които не гарантират изпълнението на поставените цели в областта на информационната сигурност, се преустановяват своевременно. Извършва се анализ на причините за възникналите несъответствия и се предприемат необходимите коригиращи и превантивни действия за тяхното отстраняване.

Политика за поверителност

Дружеството „DI-Cargo“, със седалище и адрес на управление: Panairski Livadi – Prodaljenie, гр. Гоце Делчев, ПК 2900, България, зачита и защитава неприкосновеността на личния живот на своите клиенти, партньори и посетители на уебсайта.

Цел на настоящата политика

Настоящата Политика за поверителност има за цел да предостави на всички лица, посетители и потребители на уебсайта на DI-Cargo ясна, кратка и прозрачна информация относно начина, по който дружеството събира, обработва, съхранява и защитава личните данни.

Политиката се прилага за всички операции по обработване на лични данни, извършвани със или без използването на автоматизирани средства. Това включва събиране, регистриране, организиране, структуриране, съхраняване, адаптиране или промяна, извличане, справка, използване, предоставяне чрез предаване, разпространение или друг начин на предоставяне, съпоставяне или комбиниране, ограничаване, изтриване и унищожаване на лични данни.

Настоящата политика се актуализира периодично и може да бъде изменяна по всяко време, когато това е необходимо, без предварително уведомяване, в съответствие с действащото законодателство и приложимите разпоредби относно защитата на личните данни.

Препоръчваме Ви редовно да преглеждате настоящата Политика за поверителност, за да се информирате за евентуални промени и актуализации.

Какво представляват личните данни?

Лични данни е всяка информация, която се отнася до идентифицирано физическо лице или до физическо лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко (например име, номер на документ за самоличност, адрес и др.).

Данните, свързани със здравословното състояние на дадено лице (физическо или психическо здраве, предоставени медицински услуги и др.), също представляват лични данни, но съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR) попадат в категорията специални категории лични данни, за които се прилага по-високо ниво на защита.

Как събираме Вашите лични данни?

Вашите лични данни могат да бъдат събирани по следните начини:

а) При кандидатстване за работа в DI-Cargo или при изпращане на автобиография (CV). Предоставянето на личните Ви данни в този случай е изцяло доброволно, но е необходимо, за да можем да оценим възможността за назначаването Ви.

Обработването на тези данни е необходимо за предприемане на действия по Ваше искане преди сключването на трудов договор, съгласно чл. 6, пар. 1, б. „б“ от Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR).

За повече информация, моля, запознайте се с Политиката за обработване на автобиографии.

б) Когато попълвате Формуляр за потвърждение и съгласие за обработване на лични данни – Заявка за транспорт.

Предоставянето на Вашите данни е доброволно, а обработването им се извършва въз основа на Вашето съгласие и/или с цел изпълнение на договор, съгласно чл. 6, пар. 1, б. „а“ и б. „б“ от GDPR.

в) Когато попълвате Формуляр за регистрация на нов клиент с цел вписването Ви в системата за управление на клиентите на дружеството.

Обработването на личните данни е необходимо за изпълнение на договорни и законови задължения съгласно чл. 6, пар. 1, б. „б“ и б. „в“ от GDPR.

г) Когато личните Ви данни ни бъдат предоставени от трети лица, които действат като администратори на лични данни, а DI-Cargo обработва тези данни в качеството си на обработващ лични данни с цел изпълнение на договорните си задължения.

д) Когато изпращате онлайн заявки за предоставяне на услуги чрез уебсайта на дружеството.

Предоставянето на данните е доброволно, а обработването им е необходимо за предоставяне на заявените услуги, съгласно чл. 6, пар. 1, б. „а“ и б. „б“ от GDPR.

е) Автоматично чрез интернет браузъра или мобилното устройство, което използвате при посещение на нашия уебсайт .

ж) Когато попълвате формуляри и документи във връзка с прилагането на системите за управление на качеството и други стандарти (ISO), използвани в дружеството.

Обработването на тези данни се извършва съгласно чл. 6, пар. 1, б. „б“ от GDPR.

з) Когато попълвате електронни форми за контакт или изпращате запитвания по електронна поща с цел получаване на информация относно услугите, предлагани от DI-Cargo.

Предоставянето на основните Ви лични данни е доброволно, а обработването им се извършва въз основа на Вашето съгласие и/или с цел предоставяне на информация за нашите услуги, съгласно чл. 6, пар. 1, б. „а“ и б. „б“ от Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR).

Какви лични данни събираме и с каква цел?

В зависимост от естеството на взаимоотношенията ни с Вас, DI-Cargo може да събира и обработва следните категории лични данни:

Данни за идентификация и контакт

Тези данни включват:

име и/или наименование на юридическо лице;

адрес;

данни за контакт на представители или служители на Вашата организация;

данни за контакт на Ваши клиенти (когато това е необходимо за изпълнение на транспортната услуга);

телефонен номер;

електронна поща (e-mail);

други данни за контакт.

Тези лични данни се обработват с цел изпълнение на договорните отношения между Вас и DI-Cargo, съгласно чл. 6, пар. 1, б. „б“ от Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR).

Данни при кандидатстване за работа

При кандидатстване за работа в дружеството могат да бъдат обработвани данните, съдържащи се във Вашата автобиография (CV), включително:

образование;

професионална квалификация;

трудов стаж;

професионален опит;

умения и компетентности;

друга информация, предоставена от Вас.

Тези данни се събират, обработват и съхраняват единствено за целите на подбора и оценката на кандидати за работа в DI-Cargo, въз основа на Вашето съгласие, съгласно чл. 6, пар. 1, б. „а“ от GDPR.

Достъп до тези данни имат единствено оправомощени служители от отделите Човешки ресурси, Счетоводство и Ръководство.

Данни за изпълнение на законови задължения

В определени случаи обработваме данни като:

Единен идентификационен код (ЕИК) или данъчен номер;

идентификационен номер по ДДС (когато е приложимо);

данни за данъчната регистрация;

адрес;

данни за контакт;

информация, необходима за издаване на счетоводни документи и изпълнение на законови задължения.

Обработването на тези данни е необходимо за изпълнение на законовите задължения на дружеството, съгласно чл. 6, пар. 1, б. „в“ от Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR).

Обработване на лични данни

DI-Cargo не обработва Вашите лични данни без наличие на законово основание.

В случаите, когато обработването се основава на Вашето съгласие, то се извършва само след неговото изрично предоставяне.

Независимо от това, дружеството си запазва правото да обработва лични данни без предварително съгласие, когато това е допустимо или задължително съгласно приложимото законодателство, включително при изпълнение на законови задължения или при наличие на съдебен акт, разпореждане на компетентен държавен орган или друга предвидена в закона хипотеза.

Предоставят ли се личните данни на трети лица?

При необходимост DI-Cargo може да предоставя Ваши лични данни (изцяло или частично, доколкото това е необходимо) на следните категории получатели:

а) упълномощени лица и външни консултанти на дружеството, като юридически консултанти, счетоводители, одитори и други професионални съветници;

б) оправомощени служители на дружеството, когато това е необходимо за изпълнение на конкретни служебни задължения, включително отделите „Човешки ресурси“, „Счетоводство“ и Ръководството, например при подбор на кандидати за работа;

в) служители на дружеството и външни партньори, участващи в изпълнението на транспортните услуги, включително спедитори, транспортни компании, превозвачи, корабни компании, представители и други контрагенти, когато това е необходимо за изпълнение на договорните ни задължения;

г) доставчици на ИТ услуги и доставчици на техническа поддръжка, които осигуряват функционирането и сигурността на информационните системи на дружеството;

д) съдебни, административни, контролни и надзорни органи, когато това се изисква от закона или попада в рамките на техните законови правомощия;

е) трети лица, които имат законен интерес във връзка с установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

Когато за предоставянето на Вашите лични данни на трети лица се изисква Вашето съгласие и такова не произтича от законово задължение, ние ще го поискаме предварително и изрично. Имате право по всяко време да оттеглите даденото съгласие.

В подобни случаи DI-Cargo прилага всички необходими технически и организационни мерки за защита, за да гарантира, че предоставянето и обработването на личните данни се извършват по сигурен и законосъобразен начин.

Защита на личните данни

DI-Cargo не продава, не отдава под наем, не предоставя за търговски цели и не разкрива Вашите лични данни на трети лица по начин, който би могъл да засегне Вашата неприкосновеност, права или законни интереси.

Изключения се допускат единствено когато:

това е предвидено или изисквано от приложимото законодателство;

съществува съдебно решение, административен акт или разпореждане на компетентен държавен орган;

предоставянето на данните е необходимо за изпълнение на договорни задължения или за предоставяне на заявените от Вас услуги.

Възможно е личните Ви данни да бъдат предоставени на наши партньори или външни изпълнители, които обработват информацията от името на DI-Cargo за целите на предоставянето на транспортни и логистични услуги, изпълнението на договорните отношения, техническата поддръжка и управлението на информационните системи.

Всички такива лица са обвързани с договорни задължения за поверителност и са длъжни да използват предоставените лични данни единствено за конкретните цели, за които са им предоставени. Те нямат право да ги разкриват или предоставят на други лица, освен когато това се изисква от закона.

За какъв срок съхраняваме Вашите лични данни?

Срокът за съхранение на личните данни зависи от вида на обработваната информация и целите, за които тя се използва. Продължителността на съхранението се определя въз основа на приложимите законови изисквания, давностни срокове, евентуални или висящи правни производства, договорни задължения, вътрешни бизнес правила, необходимостта от архивиране, както и други законни интереси на дружеството.

DI-Cargo съхранява автобиографиите (CV), предоставени при кандидатстване за работа, за срок от една (1) година след заемане на съответната позиция, освен ако законът не изисква друг срок или кандидатът не е дал съгласие за по-дълго съхранение.

Документите и информацията, свързани със счетоводни и данъчни задължения, се съхраняват за сроковете, предвидени в действащото данъчно и счетоводно законодателство.

Личните данни, обработвани с цел изпълнение на договорни отношения или предоставяне на транспортни и логистични услуги, се съхраняват за периода, необходим за изпълнение на договора и за осъществяване на обичайната търговска дейност на дружеството, както и за сроковете, изисквани от приложимото законодателство, включително:

нормативната уредба, регулираща транспортните и логистичните услуги;

данъчното и счетоводното законодателство;

Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR) и действащото българско законодателство в областта на защитата на личните данни.

След изтичане на приложимите срокове личните данни се изтриват или анонимизират по сигурен начин, освен ако съхраняването им за по-дълъг период не се изисква или не е разрешено от закона.

Какви са Вашите права относно обработването на личните Ви данни?

В съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR) имате право по всяко време да упражните следните права:

Право на достъп – да получите информация дали обработваме Ваши лични данни и да получите достъп до тях;

Право на коригиране – да поискате коригиране на неточни или допълване на непълни лични данни;

**Право на изтриване („право да бъдете забравени“) **– да поискате изтриване на личните Ви данни, освен когато обработването им е необходимо за изпълнение на законово задължение, за защита на законните интереси на дружеството или на трети лица, по съображения от обществен интерес или за установяване, упражняване или защита на правни претенции;

Право на ограничаване на обработването – да поискате обработването на личните Ви данни да бъде ограничено само до определени цели и при условията, предвидени в GDPR.

Как можете да упражните своите права?

За да упражните някое от горепосочените права, е необходимо да попълните Формуляр за упражняване на права на субект на данни и да го изпратите:

по пощата на адрес:

DI-Cargo
Панаирски ливади - Продължение
гр. Гоце Делчев 2900
България

или

по електронна поща: info@di-cargo.com

Моля, при подаване на искането винаги посочвайте пълните си данни за идентификация и основанието за Вашето искане.

Срок за отговор

След получаване на Вашето искане DI-Cargo ще предприеме всички необходими действия за неговото разглеждане и ще Ви отговори в срок до един месец.

При необходимост този срок може да бъде удължен с още до два месеца, когато искането е особено сложно или са постъпили множество искания. В такъв случай ще бъдете своевременно уведомени за причините за удължаването.

Ще получите писмен отговор относно:

предприетите действия по Вашето искане;

причините, ако искането не може да бъде удовлетворено изцяло или частично;

възможностите за по-нататъшна защита на Вашите права.

По правило предоставянето на тази информация е безплатно, освен ако искането е явно неоснователно, прекомерно или се повтаря многократно.

Право на жалба

Ако считате, че обработването на Вашите лични данни нарушава приложимото законодателство, имате право да подадете жалба до компетентния надзорен орган по защита на личните данни.

Преди да предприемете подобни действия, ще бъдем благодарни да се свържете с DI-Cargo, за да можем своевременно да разгледаме Вашето запитване и да намерим подходящо решение.

Можете да се свържете с нас:

по пощата: